Comment s'assurer de la conformité RGPD au sein de votre entreprise ?

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), entré en vigueur en mai 2018, vise à garantir la confidentialité et la sécurité des données personnelles dans l'Union européenne. Si vous avez un site, une application en ligne ou autres, vous avez l'obligation de suivre cette conformité. Ce cadre légal impose des règles strictes aux entreprises et aux organisations en renforçant les droits des individus. Que vous soyez dirigeant, responsable de la conformité ou gestionnaire des données, découvrez à travers cet article les étapes concrètes pour assurer la conformité de votre entreprise au RGPD.

Comprendre le RGPD et ses exigences

Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est une législation européenne qui a pour objectif de protéger les droits des citoyens en matière de données personnelles. Ces données sont tous les détails qui permettent d'identifier une personne, comme son nom, son adresse, ses coordonnées bancaires, son adresse IP, etc. Le but du RGPD est d'offrir à tous un meilleur contrôle sur leurs données tout en exigeant des obligations aux entreprises qui les collectent et les traitent. La non-conformité au consentement RGPD d'une entreprise peut entraîner des amendes pouvant aller jusqu'à 20 millions d'euros ou 4 % du chiffre d'affaires annuel mondial, selon le montant le plus élevé. C'est pourquoi de plus en plus d'entreprises optent pour l'externalisation du DPO, car la mise en place en interne peut être contraignante.

Importance du RGPD pour les entreprises et les droits des individus

Les entreprises, pour leurs bases de données clients, ont besoin de leurs informations. Cependant, ces données personnelles sont très sensibles. Le Règlement Général sur la Protection des Données instaure donc un équilibre entre la protection des droits des individus et les besoins des entreprises de traiter les données. Il exige cependant une transformation organisationnelle pour s'assurer que les données sont traitées de manière licite, transparente et sécurisée.

Le RGPD repose sur six grands principes :

• Licéité, loyauté et transparence : les données doivent être collectées de manière légale, claire et honnête.
• Limitation des finalités : les données ne doivent être utilisées que pour des objectifs définis au moment de leur collecte.
• Minimisation des données : ne collectez que les données nécessaires.
• Exactitude : les données doivent être à jour et exactes.
• Limitation de la conservation : les données ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire.
• Intégrité et confidentialité : les données doivent être protégées contre tout accès non autorisé ou contre la perte.

Évaluer la situation actuelle de votre entreprise

Votre entreprise a déjà intégré le RGPD dans son processus ? Sachez qu'il faut quand même faire des évaluations périodiques de cette mise en place. Un audit est donc conseillé pour identifier les lacunes dans la collecte et la protection des données. N'hésitez pas à faire d'autres tests, comme la cartographie des flux de données dans l'entreprise.

Réaliser un audit de conformité RGPD

Un audit de conformité RGPD est essentiel pour évaluer le niveau actuel de respect des règles au sein de votre organisation. Cet audit permet d'identifier les lacunes et les risques liés à la gestion des données personnelles.

La méthode la plus efficace pour un tel audit est la suivante :

• préparez l'audit en définissant les objectifs, en constituant une équipe DPO et en établissant un périmètre.
• analysez l'existant : recensez les traitements des données, évaluez les flux et vérifiez les documentations.
• évaluez les mesures de sécurité avec un contrôle des mesures techniques et organisationnelles, avec l'audit de la gestion des droits des personnes, avec la vérification de l'analyse d'impact (PIA).
• identifiez les écarts en comparant la situation actuelle avec les nouvelles exigences RGPD.
• rédigez un rapport d'audit
• mettez en marche la mise en conformité et le suivi

Pour réussir un audit, il vous faut des outils pour : gérer les registres de traitements (OneTrust, TrustArc…), évaluer les conformités (VeraSafe GDPR Compliance Assessment, GDPR Toolkit…), gérer les consentements (Cookiebot, Iubenda…), gérer les droits des personnes (Mine, Securiti.ai…), sécuriser les données (Tenable, AWS/Azure Compliance Tools…), pour l'analyse d'impact ou PIA (CNIL - PIA Tool, TrustArc DPIA Tool…), ainsi de suite.

Identifier les données personnelles traitées

Pour cette étape, cartographiez les flux de données personnelles. Vous pouvez dans ce cas identifier les types de données collectées (coordonnées, informations financières, etc.). Et de catégoriser les flux : d'où viennent-elles, où sont-elles stockées, qui y a accès ?

Mettre en place des mesures de conformité

Certaines mesures de conformité sont basiques, comme la formation du personnel, la mise en place de la politique de protection des données. D'autres sont plus spécifiques, selon le type d'entreprise ou selon les nouvelles conformités du RGPD. Cette mise en place résulte bien évidemment d'un audit approfondi.

Élaborer une stratégie de conformité RGPD

Pour structurer vos actions, élaborez une politique de protection des données claire. Voici les étapes clés :

• Nommer un Délégué à la Protection des Données (DPD) : obligatoire pour certaines entreprises, ce rôle est crucial pour superviser la conformité.
• Mettre à jour vos contrats et politiques internes : incluez des clauses relatives à la protection des données dans vos contrats fournisseurs et partenaires.

Former le personnel à la conformité RGPD

La formation des employés est indispensable pour garantir une application homogène des règles. L'objectif est de sensibiliser vos collaborateurs aux bonnes pratiques et aux risques liés à une mauvaise gestion des données. Pour cela, organisez des ateliers, distribuez des guides pratiques ou proposez des formations en ligne.

Assurer le respect des droits des personnes concernées

En tant qu'entreprise qui collecte les données des personnes, vous devez respecter leurs droits, dont voici quelques-uns :

• Droit à l'accès (article 15) : un client peut demander à une entreprise une copie des données qu'elle détient sur lui.
• Droit à la rectification (article 16) : une personne peut demander à une banque de corriger une adresse erronée dans ses systèmes.
• Droit à l'effacement ou à l'oubli (article 17) : un utilisateur peut demander à un réseau social de supprimer son compte et toutes les données associées.
• Droit à la portabilité des données (article 20) : un client d'un opérateur téléphonique peut demander la portabilité de ses données pour les transmettre à un autre opérateur.

Mettre en place des procédures pour répondre aux demandes

Assurez-vous de disposer de processus efficaces pour gérer les demandes des individus. Répondez aux demandes dans un délai d'un mois et tenez un registre des demandes et des réponses apportées. Le délai de traitement et la documentation sont les procédures pour répondre aux demandes des clients.

Suivre et mettre à jour régulièrement la conformité RGPD

La mise en conformité avec le RGPD est un processus continu. Le suivi est donc essentiel en cas d'évolution des activités et des traitements de votre donnée informatique, par rapport aux mises à jour réglementaires, pour gérer les risques, pour renforcer la confiance des parties prenantes et pour éviter les sanctions. Les données résultant des tests, des outils et des suivis vous aident à connaître l'efficacité des mesures mises en place.

Adapter sa stratégie en fonction des évolutions législatives

Les lois et les recommandations sur la protection des données évoluent régulièrement. Restez informé en consultant les mises à jour du RGPD par les autorités compétentes, ainsi que les nouvelles directives sectorielles applicables à votre activité.

Le respect du RGPD n'est pas uniquement une obligation légale : il représente une opportunité de renforcer la confiance de vos clients et de protéger votre entreprise contre des risques financiers ou réputationnels. Prenez dès maintenant l'initiative d'évaluer vos pratiques de gestion des données personnelles. Le respect du RGPD est plus qu'une contrainte, c'est une démarche proactive et bénéfique pour l'avenir de votre entreprise.